TUGAS DAN FUNGSI PPID DESA

Secara umum, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Desa berkedudukan sebagai pengelola utama dalam pelayanan informasi publik di tingkat desa. Penyelenggaraan PPID Desa berorientasi pada prinsip transparansi, akuntabilitas, efisiensi, dan efektivitas guna menjamin hak masyarakat desa atas akses informasi publik sesuai dengan undang-undang yang berlaku.

A. TUGAS POKOK PPID DESA

PPID Desa bertanggung jawab langsung kepada Kepala Desa selaku Pembina PPID Desa. Adapun tugas pokok PPID Desa meliputi:

1. Pengelolaan dan Pengorganisasian Informasi

   • Mengkoordinasikan pengumpulan, penyimpanan, mendokumentasikan, dan pengamanan seluruh bahan informasi publik di lingkungan Pemerintah Desa.

   • Menyusun daftar inventarisasi informasi publik desa secara sistematis, terstruktur, dan terpelihara.

2. Pelayanan Informasi Publik

   • Menyediakan dan memberikan pelayanan informasi publik yang cepat, tepat waktu, biaya ringan/gratis, dan dengan cara yang sederhana kepada pemohon informasi.

   • Menyiapkan sarana dan prasarana akses informasi publik, baik secara offline (meja layanan di kantor desa) maupun online (website resmi desa, aplikasi digital, atau media sosial desa).

3. Pengujian KONSEKUENSI (Klasifikasi Informasi)

   • Melakukan pengujian konsekuensi atas informasi yang dikecualikan (rahasia) bersama dengan Kepala Desa dan perangkat desa terkait sebelum menetapkannya sebagai informasi rahasia.

   • Memastikan informasi yang dikategorikan "dikecualikan" memuat alasan tertulis yang berdasar pada ketentuan hukum dan tidak membahayakan kepentingan desa maupun hak-hak pribadi warga.

4. Pengawasan dan Penyelesaian Sengketa

   • Mengkoordinasikan penyelesaian keberatan atas permohonan informasi publik yang diajukan oleh masyarakat bersama Atasan PPID (Kepala Desa).

   • Mendampingi Pemerintah Desa apabila terjadi sengketa informasi publik hingga ke tingkat Komisi Informasi Daerah.

5. Pelaporan dan Evaluasi Periodik

   • Menyusun laporan berkala mengenai pelaksanaan pelayanan informasi publik di desa (laporan semesteran dan tahunan).

   • Menyampaikan laporan kinerja PPID Desa secara tertulis kepada Kepala Desa dan menembuskannya kepada Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa (DPMD) serta Dinas Komunikasi dan Informatika (Kominfo) di tingkat Kabupaten/Kota.

B. FUNGSI PPID DESA

Untuk menjalankan tugas-tugas pokok di atas, PPID Desa menyelenggarakan fungsi-fungsi operasional sebagai berikut:

1. Fungsi Pembentukan & Pengelompokan Data (Metadata Management)

• Pengkategorian Informasi Berkala: Mengklasifikasikan dan mempublikasikan secara rutin informasi desa yang wajib diketahui masyarakat tanpa perlu diminta (contoh: APBD Desa, RKP Desa, Laporan Realisasi Anggaran, Profil Desa, dan Peraturan Desa).

• Pengkategorian Informasi Serta-Merta: Menyediakan dan menyebarluaskan secara mendadak/seketika informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum (contoh: peringatan dini bencana alam, wabah penyakit, penanganan kondisi darurat desa).

• Pengkategorian Informasi Setiap Saat: Menyediakan bahan dan dokumen yang wajib dibuka kapan saja ketika ada permohonan dari warga (contoh: daftar inventaris kekayaan desa, rekapitulasi bantuan sosial, perjanjian kerja sama pihak ketiga).

• Pengkategorian Informasi Dikecualikan: Mengisolasi dan mengamankan informasi yang sifatnya rahasia sesuai aturan (contoh: catat medis/kesehatan warga, dokumen rahasia negara, identitas pelapor tindak kejahatan/whistleblower).

2. Fungsi Service Level Management (Standar Pelayanan)

• Menetapakan Standar Operasional Prosedur (SOP) penerimaan permohonan, verifikasi berkas, pemrosesan, hingga penyerahan dokumen informasi publik.

• Mengatur batasan pemrosesan permohonan informasi agar tepat waktu (maksimal 10 hari kerja + perpanjangan 7 hari kerja).

• Memastikan transparansi rincian biaya penggandaan dokumen (jika ada dokumen fisik yang perlu difotokopi oleh pemohon).

3. Fungsi Komunikasi & Edukasi Masyarakat

• Mengedukasi masyarakat desa mengenai hak-hak mereka dalam mendapatkan informasi publik yang transparan.

• Menyediakan media informasi publik yang mudah diakses oleh seluruh lapisan masyarakat desa, termasuk kelompok disabilitas dan lansia.

• Mengelola kanal aduan dan masukan dari warga terkait kualitas pelayanan informasi desa.

4. Fungsi Koordinasi Inter-Lembaga Desa

• Melakukan koordinasi internal secara intensif dengan Kepala Dusun, Sekretaris Desa, para Kepala Kasi (Kasi Pemerintahan, Kasi Kesejahteraan, Kasi Pelayanan), dan Kaur (Keuangan, Umum, Perencanaan) dalam rangka pengumpulan data anggaran dan kegiatan.

• Berkoordinasi dengan Badan Permusyawaratan Desa (BPD), Lembaga Pemberdayaan Masyarakat Desa (LPMD), RT/RW, dan karang taruna sebagai mitra penyebar informasi.

C. WEWENANG PPID DESA

Dalam mengemban tugas dan fungsinya, PPID Desa memiliki kewenangan resmi sebagai berikut:

1. Menolak Permohonan Informasi: Berhak menolak memberikan informasi yang dikecualikan (rahasia) sesuai dengan Peraturan Perundang-Undangan secara tertulis disertai alasan yang jelas.

2. Meminta Data ke Unit Kerja Desa: Berhak meminta bahan, laporan, dan dokumen dari seluruh unit kerja/perangkat desa untuk disajikan kepada pemohon informasi.

3. Melakukan Klarifikasi Maksud Permohonan: Berhak menanyakan dan mengklarifikasi alasan serta tujuan penggunaan informasi yang diminta oleh pemohon untuk meminimalkan penyalahgunaan data.

4. Mengusulkan Pengubahan Status Informasi: Berhak mengusulkan kepada Kepala Desa untuk mengubah status informasi yang semula dikecualikan menjadi dapat diakses umum jika masa pengecualiannya telah habis.